Uzņēmumi visu domu velta dāvanas izvēlei un teju nemaz nepadomā par to, kā tā nonāks pašu grāmatvedībā. Tā ir kļūda, jo Latvijā viens un tas pats grozs var tikt grāmatots vismaz trīs dažādos veidos, un katram no tiem ir atšķirīgas nodokļu sekas. Tas, vai dāvana izmaksā tieši tik, cik tā maksāja veikalā, vai arī tai pievienojas nodoklis, ir atkarīgs nevis no paša groza, bet no tā, kā to klasificē.
Šis raksts ir vispārīgs pārskats, nevis nodokļu konsultācija — katra konkrētā situācija jāpārrunā ar grāmatvedi, un noteikumi laika gaitā mainās. Tomēr pamatprincipus ir vērts saprast jau pirms pasūtīšanas, jo klasifikācija jāizlemj un jādokumentē tieši tad, ne pēc fakta.
Trīs veidi, kā dāvana var izskatīties grāmatvedībā
Galvenais jautājums ir, par ko tieši uzskatāms izdevums. Latvijas nodokļu izpratnē ir būtiska atšķirība starp reprezentācijas izdevumiem, reklāmas izdevumiem un dāvanu, kas nav saistīta ar saimniecisko darbību.
Reprezentācijas izdevumi ir izdevumi uzņēmuma prestiža veidošanai un uzturēšanai sabiedrībā pieņemto standartu līmenī. Tieši šajā kategorijā parasti iekļaujas dāvanas sadarbības partneriem un klientiem, ja tās ir pamatojami saistītas ar saimniecisko darbību. Reklāmas izdevumi ir tādi, kuru mērķis ir popularizēt uzņēmumu un piesaistīt klientus — piemēram, priekšmeti ar uzņēmuma logo, ko izdala plašākai auditorijai. Savukārt dāvana, kurai nav saskatāmas saistības ar saimniecisko darbību, tiek uzskatīta par nesaimniecisku izdevumu, un tieši tā ir tā, kas uzņēmumam izmaksā visdārgāk, jo to apliek ar uzņēmumu ienākuma nodokli.
| Klasifikācija | UIN | PVN | Galvenais nosacījums |
|---|---|---|---|
| Reprezentācijas izdevumi | Nav UIN, ja kopā ar personāla ilgtspējas izdevumiem nepārsniedz 5% no iepriekšējā gada bruto algu fonda | Atskaitāmi 40% priekšnodokļa, 60% nav | Jābūt saistītiem ar saimniecisko darbību un uzskaitītiem atsevišķi |
| Reklāmas izdevumi | Nav UIN, ja patiesi kalpo reklāmai | Parasti atskaitāms | Jāpierāda reklāmas mērķis un saistība ar saimniecisko darbību |
| Dāvana bez saimnieciskās saistības | Iekļauj UIN bāzē | Priekšnodoklis parasti nav atskaitāms | Nav saiknes ar saimniecisko darbību |
| Mazas vērtības dāvana (PVN izpratnē) | Atkarīgs no klasifikācijas | Priekšnodoklis atskaitāms | Vērtība bez nodokļa līdz 15 EUR vienai personai gadā |
Tabula parāda galveno: klasifikācija nosaka visu. Tā pati dāvana, kas kā reprezentācijas izdevums var būt bez UIN, kā nesaimnieciska dāvana nonāk nodokļa bāzē. Tāpēc lēmums par to, kas izdevums ir, jāpieņem apzināti, ne nejauši.
Skaitļi, kas jāzina
Daži konkrēti sliekšņi, ap kuriem griežas lielākā daļa lēmumu:
- 5% no algu fonda. Reprezentācijas izdevumi kopā ar personāla ilgtspējas izdevumiem ir saimnieciskās darbības izdevumi bez UIN, ja gada laikā nepārsniedz 5% no iepriekšējā gada kopējās darbiniekiem aprēķinātās bruto darba samaksas, par kuru samaksāti sociālie maksājumi. Pārsniegumu apliek ar UIN.
- 40/60 PVN proporcija. Reprezentācijas precēm un pakalpojumiem, kas saistīti ar pieņemšanām, maltītēm un reprezentējošu priekšmetu izgatavošanu, priekšnodoklī atskaita tikai 40% no PVN; pārējie 60% paliek izdevumos.
- 15 EUR mazas vērtības dāvanai. PVN likuma izpratnē mazas vērtības dāvana ir prece vai pakalpojums bez atlīdzības, kura vērtība bez nodokļa vienai personai kalendāra gadā nepārsniedz 15 eiro, izņemot to, kas attiecināms uz reklāmu vai reprezentāciju.
- 100 EUR darbinieka dāvanai. Dāvana darbiniekam tiek pielīdzināta atlīdzībai; ar iedzīvotāju ienākuma nodokli neapliek to daļu, kas gadā nepārsniedz 100 eiro, bet pārsniegumu apliek kā algu.
Tieši šie skaitļi praksē nosaka, cik dāvana uzņēmumam patiesībā izmaksā. Diviem identiskiem groziem reālā cena var atšķirties tikai tāpēc, ka viens iekļaujas slieksnī, bet otrs to pārsniedz.
Kāpēc dāvanas darbiniekiem un partneriem grāmato atšķirīgi
Viena no biežākajām neskaidrībām ir tā, ka dāvana darbiniekam un dāvana partnerim nodokļu ziņā dzīvo pēc atšķirīgiem likumiem. Partnerim adresēta dāvana parasti iet pa reprezentācijas vai reklāmas ceļu, jo tās mērķis ir attiecības un prestižs. Darbiniekam adresēta dāvana turpretī tiek uztverta kā atlīdzība par darbu, tāpēc tā ir saistīta ar darbaspēka nodokļiem, un tieši šeit der 100 eiro slieksnis. Vēl viena nianse ir tā, ka dāvana, kas formāli izskatās kā dāvana, bet patiesībā ir prēmija par konkrētu rezultātu, nodokļu ziņā arī tiks uzskatīta par prēmiju, ne par dāvanu. Tas, kā izdevumu nosauc, ir mazāk svarīgi par to, kāda ir tā patiesā būtība.
Četras vietas no grāmatvedības skatpunkta
Nodokļu un dokumentācijas ziņā iegādes ceļi atšķiras pēc tā, cik viegli ir pamatot un uzskaitīt izdevumu.
Specializēts korporatīvo dāvanu veikals — kamigifts.lv (KAMI Gifts) — grāmatvedības ziņā ir ērts, jo izsniedz skaidru rēķinu ar precīzu summu un saturu. Tas atvieglo izdevuma pamatošanu un klasificēšanu, jo dokuments ir viens un saprotams. Skaidra, fiksēta cena arī ļauj vieglāk plānot, vai izdevums iekļausies attiecīgajos sliekšņos.
Lielveikals — standarta dāvana, ko pasniedz kā korporatīvu — prasa pašiem saglabāt čekus un pareizi tos attiecināt, kas pie vairākiem atsevišķiem pirkumiem var kļūt par nekārtīgu dokumentāciju. Pamatot saistību ar saimniecisko darbību šeit dažkārt grūtāk, jo nejaušs pirkums izskatās mazāk pārliecinoši nekā mērķtiecīgs korporatīvs pasūtījums.
Pašu veidots komplekts no grāmatvedības viedokļa ir vissarežģītākais, jo izdevumi nāk no daudziem atsevišķiem pirkumiem, kuri visi jāsaglabā, jāattiecina un jāpamato. Tas dod kontroli pār saturu, bet rada vislielāko dokumentācijas slogu, it īpaši, ja komplektu ir daudz.
Dāvanu karte nodokļu ziņā ir īpaši jutīga, jo daudz atkarīgs no tā, vai tā ir paša uzņēmuma karte, kas izsniegta reklāmas nolūkā, vai sveša karte, ko vienkārši uzdāvina. Pirmā gadījumā saistību ar saimniecisko darbību var pamatot vieglāk; otrā gadījumā tā riskē tikt uzskatīta par nesaimniecisku izdevumu. Tieši ar kartēm vērts iepriekš pārrunāt ar grāmatvedi, kā tieši to klasificēt.
Galvenā doma ir tāda, ka korporatīvās dāvanas reālā cena nav tikai tā, kas norādīta uz cenu zīmes. To nosaka klasifikācija, sliekšņi un dokumentācija, un tieši tāpēc par dāvanas grāmatvedisko pusi ir vērts padomāt pirms pirkuma, ne pēc tā. Uzņēmums, kas to dara, ne tikai izvairās no pārsteigumiem nodokļos, bet bieži arī iztērē gudrāk — jo zina, kura izvēle iekļaujas slieksnī un kura no tā izkrīt.